Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung findet Anwendung auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Angeboten des Heidelberg Vis Arbitration Moot Alumni e.V. an die breite Öffentlichkeit. Dies schließt die Datenverarbeitung

• beim Besuch der Website heidelberg-vis-alumni.de,
• bei der Kontaktaufnahme per E-Mail an Adressen mit dem Suffix „@heidelberg-vis-alumni.de“ und
• bei der Kontaktaufnahme über das Kontaktformular der Website heidelberg-vis-alumni.de

ein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte:r

Datenschutzrechtlich verantwortlich im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist der

vertreten durch den Vorstand: Niels Elsner, Stella Elmentaler, Dominik Stefer.

Durch den Verein ist derzeit kein:e Datenschutzbeauftragte:r zu bestellen, da der Verein nicht in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt und auch kein weiterer Fall einer Bestellpflicht einschlägig ist.

II. Website

1. Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Bei jedem Zugriff auf Inhalte der Website (heidelberg-vis-alumni.de) werden vorübergehend Daten gespeichert, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Die folgenden Daten werden hierbei erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• besuchte Seite auf unserer Website,
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
• IP-Adresse,
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
• Betriebssystem,
• Gerätetyp.

Die vorübergehende Speicherung der Daten ist für den Ablauf eines Websitebesuchs erforderlich, um eine Auslieferung der Website zu ermöglichen. Eine weitere Speicherung in Protokolldateien erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

2. Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Die Daten werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

3. Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Die Website wird bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) gehostet. Sämtliche beim Besuch der Website erhobenen Daten werden von Cloudflare gespeichert. Die Daten werden auf verschiedenen Servern gespeichert, die sich in verschiedenen Rechenzentren befinden. Eine Liste dieser Rechenzentren ist von Cloudflares Website abrufbar ↗. Es ist dabei nicht ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten in die USA übertragen werden. Cloudflare ist gemäß dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Daher liegt ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO vor, sodass die Übermittlung erfolgen kann, ohne dass weitere Übermittlungsinstrumente oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Weitere Informationen über das EU-US Data Privacy Framework können Sie hier ↗ abrufen. Darüber hinaus haben wir mit Cloudflare einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Dieser gewährleistet, dass personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden. Weitere Informationen von Cloudflare zum Datenschutz können Sie von Cloudflares Website hier ↗ und hier ↗ abrufen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Bei der Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Die Protokolldateien werden ausschließlich für Administrator:innen zugänglich aufbewahrt. Nach 30 Tagen werden sie endgültig gelöscht.

5. Cookies

Wir verwenden auf unserer Website keine Cookies.

6. Web Analytics

Wir verwenden weder Cloudflare Web Analytics noch eine andere Web Analytics-Software.

III. E-Mail

1. Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Bei der Kontaktaufnahme mit dem Verein per E-Mail („…@heidelberg-vis-alumni.de“) werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten erhoben, die Sie selbst in der E-Mail angeben.

Die Daten werden verarbeitet, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

2. Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Die Daten werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet, sofern der E-Mail-Kontakt mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Haben Sie uns eine – jederzeit widerrufliche – Einwilligung erteilt, werden die Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet. In allen übrigen Fällen werden die Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, weil wir ein berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen haben.

3. Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Der Verein nutzt für den E-Mail-Verkehr Google Workspace, sodass sämtliche in diesem Zusammenhang erhobenen Daten von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) gespeichert werden. Die Daten werden auf verschiedenen Servern gespeichert, die sich in verschiedenen Rechenzentren befinden. Eine Liste dieser Rechenzentren ist von Googles Website abrufbar ↗. Es ist dabei nicht ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten in die USA übertragen werden. Google ist gemäß dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Daher liegt ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO vor, sodass die Übermittlung erfolgen kann, ohne dass weitere Übermittlungsinstrumente oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Weitere Informationen über das EU-US Data Privacy Framework können Sie hier ↗ abrufen. Darüber hinaus haben wir mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Dieser gewährleistet, dass personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden. Weitere Informationen von Google zum Datenschutz können Sie von Googles Website hier ↗ und hier ↗ abrufen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist (z.B. wenn Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist). Die Aufforderung zur Löschung, der Widerspruch gegen die Verarbeitung oder der Widerruf der Einwilligung erfolgt per E-Mail an ZfL8NgXQOQUIQmbFBVzeuPvGibKD_SXzEhr-NG7VdxujdXA4hoOPWRUVGydJyc5tbXF63NI5R05L.

IV. Kontaktformular

1. Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Bei der Kontaktaufnahme mit dem Verein über das Kontaktformular der Website (heidelberg-vis-alumni.de) werden die folgenden Daten, die Sie selbst in das Kontaktformular eingeben, erhoben:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Betreff,
• Nachricht,
• Ihre Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten.

Die Daten werden verarbeitet, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Hierzu werden die Daten per E-Mail an den Verein übermittelt. Die Bereitstellung dieser Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne diese Daten kann das Kontaktformular jedoch nicht genutzt werden. Alternativ können Sie den Verein per E-Mail kontaktieren (siehe III.).

Darüber hinaus werden bei der Übermittlung des Kontaktformulars folgende Daten erhoben:

• Datum und Uhrzeit der Übermittlung,
• Meldung, ob die Übermittlung erfolgreich war,
• übertragene Datenmenge,
• IP-Adresse,
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
• Betriebssystem,
• Gerätetyp.

Die vorübergehende Speicherung dieser Daten ist erforderlich, um die Übermittlung des Kontaktformulars zu ermöglichen. Eine weitere Speicherung dieser Daten in Protokolldateien erfolgt, um die Funktionsfähigkeit des Kontaktformulars und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

2. Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Die im Kontaktformular von Ihnen eingegebenen Daten werden auf Grundlage Ihrer – jederzeit widerruflichen – Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet. Die Speicherung Ihrer Einwilligung erfolgt zu deren Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die bei der Übermittlung des Kontaktformulars zusätzlich in Protokolldateien gespeicherten Daten werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

3. Gibt es neben dem Verantwortlichen weitere Empfänger der personenbezogenen Daten?

Das Kontaktformular wird bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) gehostet. Die im Kontaktformular von Ihnen eingegebenen Daten werden von Cloudflare verarbeitet, um sie per E-Mail an den Verein zu übermitteln. Von Cloudflare gespeichert werden nur Ihr Name, der Betreff der E-Mail und die bei der Übermittlung des Kontaktformulars zusätzlich in Protokolldateien gespeicherten Daten. Im Übrigen gelten die Informationen über Cloudflare unter II. 3. entsprechend.

Die E-Mail mit Ihren Angaben aus dem Kontaktformular sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung wird wie jede an den Verein gerichtete E-Mail von Google verarbeitet und gespeichert. Diesbezüglich gelten die Ausführungen zu Google unter III. 3. entsprechend.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die bei der Übermittlung des Kontaktformulars zusätzlich in Protokolldateien gespeicherten Daten werden ausschließlich für Administrator:innen zugänglich aufbewahrt. Spätestens nach 30 Tagen werden sie endgültig gelöscht.

Im Übrigen werden die Daten gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist (z.B. wenn Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist). Die Aufforderung zur Löschung, der Widerspruch gegen die Verarbeitung oder der Widerruf der Einwilligung erfolgt per E-Mail an FtzYanzcP2LhTV-TNYoehnPPEK4eu8yCFKqCfBUOYXULsalOAmUpq2AG-QvCkGydnGCUlC4AYfZM.

V. Rechte der betroffenen Person

• Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten.
• Sollten unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung.
• Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
• Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
• Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Aus diesem Recht können Sie Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags mithilfe automatisierter Verfahren verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen lassen. Dies betrifft nicht die Verarbeitung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Protokolldateien, weil diese für den Betrieb der Website zwingend erforderlich sind. Ihre Verarbeitung beruht daher weder auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO noch ist sie für die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich. Entsprechend sind die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DSGVO insoweit nicht erfüllt. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Hinblick auf den E-Mail-Kontakt und das Kontaktformular erfüllt ebenfalls nicht die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DSGVO, weil die Verarbeitung nicht mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Insbesondere können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, einlegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Verarbeitung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Protokolldateien sind für den Betrieb der Website zwingend erforderlich.
• Sie haben das Recht, eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich per E-Mail an rjyAHCBOL_FXNfA7ACZ9tjWN-FKrFtM8fmQ4CrnKAlnpJno7-ar_jaJI0xIuc2YXr5L_gyD5ElkR.
• Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: